Nosso Informativo 3º - Responsabilidade com informação

O fisco está munido de ponderosos computadores e sistemas para processar e cruzar as informações dos contribuintes. Com o Sped é possível para a Receita Federal cruzar os dados das obrigações financeiros diversas, detectando erros ou sonegações. É o caso da Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (Dmed), cujos dados serão cruzados com as Declarações de Imposto de Renda das Pessoas Físicas.

Daí toda a seriedade com o fornecimento de informações, que deve ser feito pelos empresários, pois essa obrigação decorre de lei – do Art. 1.179 do Código Civil.

Devido à vasta abrangência do Sped, é fundamental que exista controle dos dados de todos os departamentos financeiro, fiscal, comercial, suprimentos, recursos humanos.

Organização e informatização

Para fornecer todos os dados necessários para as obrigações do Sped é preciso levar a sério o gerenciamento da informação. É possível para empresas de diferentes portes adquirirem softwares de controle mais ou menos sofisticados e de custos variáveis, que facilitam a obtenção, em tempo real, da informação necessária.

Para gerir com efetividade estes dados, é fundamental adaptar o sistema de gestão da empresa; organizar os cadastros de clientes, fornecedores e produtos; definir uma equipe responsável pela implantação do projeto; e conscientizar todos os funcionários sobre as rotinas necessárias.

Inventário deve ser levado a sério

Sem o controle de estoque disciplinado, é impossível o levantamento preciso do inventário, algo exigido pelo Sped Fiscal. As informações são enviadas item a item, nas notas fiscais de entradas e saídas, o cenário ideal para que o fisco detecte facilmente incoerências.

Para ter segurança da exatidão dos dados, é necessário investir em um sistema de controle do estoque, além de contar com a seriedade e disciplina dos colaboradores.

Banco de dados atualizados

A manutenção e o saneamento do banco de dados da empresa devem ser cotidianos e envolver não apenas o setor financeiro, como também vendas, compras, estoques, emissão de cupons fiscais e notas. Caso contrário, inconsistências fatalmente surgirão.

Problemas ocorrem, comumente, nos cadastros, como a inserção repetida de um mesmo produto no sistema com descrições distintas ou tipificação incorreta de tributação de itens.

Confira a NT - e de entrada

É imprescindível a conferência da validade e dos dados das notas recebidas. Erros na NF-e podem trazer penalizações para o adquirente e ainda gerar dados incorretos na elaboração do Sped. As Secretarias da Fazenda têm entendido que quem recebe mercadorias de emissor inidôneo é responsável pela mercadoria e será autuado pelo fisco estadual.

Multas e complicações

A prestação equivocada de informações à Receita Federal acarreta prejuízo às finanças da empresa. As multas por mês de atraso e ECD são de R$ 5 mil; enquanto que para a EFD os valores variam entre 1% e 10% do valor das operações. Além das multas, dependendo do erro, há implicações civis e penais, tanto para o empresário, como para o contador.

O que vem por aí...

O próximo módulo a compor o sistema Sped é a escrituração Fiscal Digital Social (EFD-Social) ou Sped Previdenciário, que englobará a escrituração da folha de pagamento e, posteriormente, o Livro Registro de Empregados.

Previsto para ser divulgado em julho, há especulação de que a homologação ocorra em setembro, seguida da implementação, primeiramente nas empresas do Lucro Real.

Mais informações: WWW.portaldosped.com.br.